Nhiều doanh nghiệp nhận thấy rằng hoạt động kinh doanh của mình có thể chịu ảnh hưởng từ những khoản chi phí không dễ nhận biết hay còn gọi là những khoản chi phí ẩn. Khoản chi phí này thường không được ghi nhận rõ ràng trong báo cáo tài chính nhưng lại ảnh hưởng không hề nhỏ đến lợi nhuận và hiệu suất hoạt động.
Vậy chi phí ẩn là gì? Cách kiểm soát chi phí ẩn ra sao để đạt hiệu quả nhất? Hãy cùng Skyads theo dõi ngay bài viết dưới đây để giải đáp thắc mắc này nhé!
Chi phí ẩn là gì?
Trong hoạt động kinh doanh, việc nhận diện và tính toán chính xác những chi phí ẩn luôn là một thách thức. Vậy chi phí ẩn là gì? Hiểu đơn giản, chi phí ẩn (Implicit Cost) là những khoản chi phí mà doanh nghiệp không thấy rõ trong báo cáo tài chính hay trong quá trình hoạt động.
Những chi phí này thường khó xác định và có thể liên quan đến nhiều khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp như là chi phí đào tạo nhân sự, hao mòn tài sản hoặc là thời gian ngưng hoạt động. Nó cũng được xem như là chi phí ngầm vì chúng không hiện rõ nhưng lại có tác động rất lớn đến doanh nghiệp.
Vì lý do đó mà những nhà quản trị thường ít quan tâm hoặc bỏ qua khoản chi phí ẩn khi ra quyết định. Bên cạnh đó, việc hiểu và phân tích chi phí này một cách chuyên sâu sẽ giúp cho nhà quản trị có cái nhìn toàn diện hơn về hoạt động kinh doanh nhằm đưa ra được các quyết định hiệu quả, đảm bảo sự cân bằng giữa lợi ích và chi phí thực tế của doanh nghiệp.
Lợi ích từ việc nhận diện và tính toán chi phí ẩn
Việc hiểu rõ và nhận diện được chi phí ẩn sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Do vậy, khi biết được chi phí này, doanh nghiệp có thể tính toán được giá thành sản phẩm chính xác hơn nhằm đưa ra những chiến lược giá hợp lý.
Điều này cũng giúp nhận diện được những lỗ hổng trong quản lý tài chính, từ đó cải thiện được hiệu suất hoạt động và đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn hơn. Việc kiểm soát chi phí ẩn hiệu quả còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, làm gia tăng lợi nhuận đáng kể.
Phân loại những chi phí ẩn thường gặp
Chi phí ẩn thường xuất hiện dưới nhiều hình thức và có thể phân loại như sau:
Chi phí cơ hội
Đây là loại chi phí ẩn khá phổ biến trong doanh nghiệp, có thể hiểu là giá trị của lợi ích bị mất đi khi lựa chọn một phương án thay thế. Hay nói cách khác, đây là cái giá mà doanh nghiệp phải trả khi đã bỏ qua một cơ hội kinh doanh khác.
Chi phí sử dụng tài sản cố định (khấu hao giá trị tài sản)
Chi phí sử dụng tài sản cố định bao gồm giá trị hao mòn của những tài sản như nhà xưởng, máy móc, thiết bị,… Khi những tài sản này được dùng để sản xuất ra một loại sản phẩm cụ thể, doanh nghiệp sẽ bỏ qua cơ hội sử dụng chúng để sản xuất những sản phẩm khác.
Do vậy, chi phí này không chỉ liên quan tới sự khấu hao về giá trị tài sản mà nó còn phản ánh việc từ bỏ khả năng sinh lời khi sử dụng tài sản vào những mục đích khác. Trong sản xuất, chi phí này còn được gọi là chi phí chìm khi tài sản đã sử dụng không thể khôi phục lại giá trị ban đầu.
Chi phí quản lý
Chi phí quản lý là những khoản cần thiết để duy trì hoạt động thường nhật của doanh nghiệp như là tiền lương, thưởng, chi phí văn phòng cùng những hoạt động hành chính khác. Mặc dù không gắn trực tiếp với một sản phẩm hay là dịch vụ cụ thể nhưng chi phí này được xem là chi phí ẩn vì khó xác định rõ ràng mức độ ảnh hưởng đến từng hoạt động kinh doanh.
Chi phí rủi ro
Chi phí rủi ro bao gồm các khoản như phí bảo hiểm, chi phí bồi thường, chi phí dự phòng cho những tình huống không mong muốn. Những khoản chi phí này không xuất hiện đều đặn mà thường phát sinh bất ngờ khi doanh nghiệp gặp rủi ro. Do vậy, đây là một loại chi phí ẩn có thể ảnh hưởng rất lớn đến khả năng tài chính của doanh nghiệp trong những tình huống đột ngột hoặc khủng hoảng.
Một số cách kiểm soát chi phí ẩn tốt nhất
Việc kiểm soát chi phí ẩn là một quá trình khá phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách kiểm soát chi phí ẩn hiệu quả mà bạn có thể tham khảo:
Xác định rõ những loại chi phí ẩn
Việc cần làm đầu tiên trong việc kiểm soát chi phí ẩn đó là xác định những loại chi phí không rõ ràng hoặc chưa được ghi nhận một cách trực tiếp. Doanh nghiệp cần phân tích kỹ những hoạt động vận hành để nhận diện những lĩnh vực gây lãng phí hoặc là không mang lại giá trị tương xứng.
Đánh giá, tính toán chi phí ẩn
Sau khi xác định được những loại chi phí ẩn, doanh nghiệp cần tính toán giá trị cụ thể của từng loại chi phí này. Cách tính chi phí ẩn cũng giúp cho ban lãnh đạo nhận thức rõ hơn về tác động đến hiệu quả tài chính, từ đó điều chỉnh những chiến lược kinh doanh hợp lý.
Thiết lập hệ thống kiểm soát chi phí chặt chẽ
Để giảm thiểu chi phí ẩn, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống kiểm soát bao gồm những quy trình, chính sách và thủ tục cụ thể. Những biện pháp này giúp việc theo dõi và giám sát chặt chẽ hơn về vấn đề sử dụng tài nguyên, tránh lãng phí và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động.
Nâng cao ý thức và nhận thức của nhân viên
Ý thức tiết kiệm và tối ưu hóa chi phí cần phải được phổ biến rộng rãi trong tổ chức kinh doanh. Thực hiện những chương trình đào tạo, truyền thông nội bộ về tầm quan trọng của chi phí ẩn sẽ giúp cho nhân viên hiểu rõ hơn về trách nhiệm của mình trong việc kiểm soát chi phí và góp phần giảm thiểu lãng phí.
Áp dụng thêm những công nghệ quản lý hiện đại
Áp dụng các công nghệ quản lý hiện đại có thể hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý và theo dõi chi phí ẩn. Sử dụng những phần mềm quản lý doanh nghiệp như là ERP (Enterprise Resource Planning) cho phép doanh nghiệp thu thập dữ liệu và phân tích chi phí một cách toàn diện nhằm đưa ra các báo cáo minh bạch, chi tiết về chi phí ẩn.
Tự động hóa quy trình làm việc
Việc tự động hóa những quy trình hoạt động như bán hàng, thu mua, quản lý tài chính giúp giảm thiểu những sai sót do con người gây ra và tránh lãng phí tài nguyên. Quy trình tự động còn giúp cải thiện được hiệu suất công việc, tối ưu hóa thời gian và nguồn lực.
Liên tục tối ưu hóa quy trình vận hành
Thường xuyên đánh giá và tối ưu hóa những quy trình kinh doanh là một biện pháp cần thiết nhằm loại bỏ các hoạt động không cần thiết. Bằng cách cải tiến và tối ưu hóa quy trình thường xuyên, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn, từ đó làm giảm thiểu và kiểm soát tốt hơn những chi phí ẩn phát sinh.